Politique de confidentialité et de données

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A. PARTIE GÉNÉRALE

A.1. Le Groupe DHM

Le groupe Discovery Hotel Management, qui comprend SUMMER C COLORS - AGRUPAMENTO TURÍSTICO E IMOBILIÁRIO – ACE (« Summer Colors »), dont le siège social est situé Rua Joaquim António de Aguiar nº 66, 1070 153, Lisbonne, Portugal, sous le numéro unique d'immatriculation et d'entité juridique 510945961, et un ensemble d'Unités Hôtelières mieux identifiées ici : www.dhmportugal.com (collectivement, le « Groupe DHM »), agit pour assurer la protection des données personnelles de ses Clients dans le cadre des services qui leur sont fournis via nos Unités Hôtelières et des Utilisateurs qui visitent nos Sites Web, c'est-à-dire les informations fournies par le Client et/ou l'Utilisateur qui permettent au Groupe DHM de les identifier et/ou de les contacter (« Données Personnelles »).

Nous avons rassemblé dans cette Politique de Confidentialité les principaux points relatifs au traitement des données personnelles de nos Clients et Utilisateurs, assurant ainsi que nous fournissons les informations nécessaires de manière transparente, concise et facilement compréhensible pour respecter les règles du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil, du 27 avril 2016, sur la Protection des Données (« RGPD »).

A.2. Entités du Groupe DHM responsables du traitement des données personnelles

Séjours dans les Unités Hôtelières

En règle générale, lorsqu'un Client s'adresse à l'une de nos Unités Hôtelières (par exemple, l'un des Octant Hotels, ou nos Hotels & Resorts tels que le Monte Real Hotel ou le Dolce Campo Real), ce sont les Unités Hôtelières qui lui fournissent des services liés au séjour dans ces mêmes Unités Hôtelières et qui déterminent comment vos données sont traitées dans le cadre de ces services. Ainsi, chaque fois que vous réservez un séjour dans l'une de nos Unités Hôtelières, l'entité responsable du traitement des données nécessaires à la prestation de services hôteliers et services associés (restaurants, bars, utilisation des clubs de santé ou spas), à la gestion des contacts avec les Clients, et à la facturation et au recouvrement, sera l'Unité Hôtelière qui vous fournit ces services.

Les Données Personnelles collectées et traitées à ces fins comprennent des informations relatives au nom, au genre, à la date de naissance, au téléphone, au mobile, à l'e-mail, à l'adresse, au numéro d'identification fiscale, aux détails de la carte de crédit (collectés uniquement à des fins de facturation), bien que d'autres Données Personnelles pouvant être nécessaires ou opportunes pour la prestation de services par les Unités Hôtelières puissent également être collectées.

Les Unités Hôtelières seront également responsables du traitement des données réalisé aux fins de protection des personnes et des biens et de la sécurité dans les Unités Hôtelières (via des systèmes de vidéosurveillance).

En résumé, chaque fois que les Unités Hôtelières traitent des Données Personnelles, elles doivent toujours avoir une base légitime pour le faire (comme expliqué plus en détail au chapitre B ci-dessous), conformément au RGPD.

Dans ce contexte, les bases légales utilisées par les Unités Hôtelières pour les traitements décrits ci-dessus sont les suivantes :

Finalité :

1. Gestion des réservations et des contacts avec les clients
2. Prestation de services hôteliers
3. Facturation et recouvrement
4. Vidéosurveillance

Base Légale :

1. Exécution d'une relation contractuelle
2. Exécution d'une relation contractuelle, consentement
3. Respect des obligations légales
4. Intérêt légitime (protection des personnes et des biens)

Site Web et Marketing

D'autre part, dans le cadre de la mise à disposition du Site Web hébergé sur www.octanthotels.com et des services et communications qui y sont proposés, Summer Colors est l'entité responsable du traitement des Données Personnelles des Utilisateurs.

En règle générale, les Données Personnelles sont demandées lorsque l'Utilisateur s'inscrit sur le Site Web, demande un contact et/ou l'envoi de newsletters, souscrit à un Service particulier, achète un produit ou établit une relation contractuelle avec Summer Colors.

Summer Colors collecte également et traite des informations sur votre matériel et logiciel, ainsi que des informations sur les pages visitées par l'Utilisateur sur le Site Web. Ces informations peuvent inclure : votre type de navigateur, le nom de domaine, les heures d'accès et les hyperliens par lesquels l'Utilisateur a accédé au Site Web (« Informations d'Utilisation »). Ces informations sont uniquement utilisées pour améliorer la qualité de la visite sur le Site Web.

Summer Colors traitera les Données Personnelles des Utilisateurs et les Informations d'Utilisation pour les finalités suivantes :

• Inscription de l'Utilisateur sur le Site Web
• Informer l'Utilisateur, qui l'aura demandé, des nouveaux produits et services disponibles sur le Site Web et/ou dans les unités hôtelières, des offres et des campagnes spéciales, des informations actualisées sur l'activité de Summer Colors ou des unités hôtelières du Groupe DHM et, de manière générale, à des fins de marketing de Summer Colors et des unités hôtelières du Groupe DHM, par tout moyen de communication, y compris électronique
• Permettre l'accès à des zones restreintes du Site Web, selon des termes préalablement établis
• Garantir que le Site Web répond aux besoins de l'Utilisateur, en développant et en publiant des contenus les plus adaptés possibles aux demandes et au type d'Utilisateur, en améliorant les capacités de recherche et les fonctionnalités du Site Web et en obtenant des informations agrégées ou statistiques concernant le profil type de l'Utilisateur (analyse de profil de consommation)
• Prestation de Services, et autres services, tels que newsletters, enquêtes d'opinion, ou autres informations ou produits demandés ou achetés par l'Utilisateur
• Enregistrement des appels téléphoniques effectués dans le cadre de la relation contractuelle, tant pendant la phase de formation du contrat que pendant sa durée

En résumé, chaque fois que Summer Colors traite des Données Personnelles, elle doit toujours avoir une base légitime pour le faire (comme expliqué plus en détail au chapitre B ci-dessous), conformément au RGPD.

Dans ce contexte, les bases légales utilisées par Summer Colors pour les traitements décrits ci-dessus sont les suivantes :

Finalité :

1. Inscription des utilisateurs sur le Site Web
2. Informations sur les produits et services disponibles sur le Site Web, newsletters, enquêtes d'opinion
3. Accès aux zones restreintes du Site Web
4. Amélioration du fonctionnement du Site Web (adaptation des contenus, sécurité et fonctionnalités)
5. Enregistrement des appels

Base Légale :

1. Démarches précontractuelles, consentement
2. Consentement
3. Exécution d'une relation contractuelle
4. Intérêt légitime (amélioration du service fourni aux Utilisateurs du Site Web)
5. Consentement

A.3. Canaux de collecte des données

Summer Colors et les Unités Hôtelières peuvent, selon les finalités indiquées ci-dessus, collecter des Données Personnelles de manière directe (c'est-à-dire directement auprès du Client et/ou de l'Utilisateur) ou de manière indirecte (c'est-à-dire via des entités partenaires ou des tiers). La collecte peut être effectuée par les canaux suivants :

• Collecte directe : en personne, par téléphone, par e-mail et via le Site Web
• Collecte indirecte : via des partenaires ou des entreprises du Groupe DHM et des entités officielles

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B. PRINCIPES GÉNÉRAUX APPLICABLES AU TRAITEMENT DES DONNÉES DE L'UTILISATEUR

En termes de principes généraux, le Groupe DHM s'engage à assurer que les Données Personnelles qu'il traite sont :

• Traitées de manière licite, loyale et transparente à l'égard des Clients et/ou des Utilisateurs
• Collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne sont pas traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités
• Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées
• Exactes et mises à jour si nécessaire, toutes les mesures appropriées étant prises pour que les données inexactes, compte tenu des finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans délai
• Conservées d'une manière permettant l'identification des Clients et/ou des Utilisateurs uniquement pendant la période nécessaire aux finalités pour lesquelles les données sont traitées
• Traitées d'une manière garantissant leur sécurité, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou l'endommagement accidentel, des mesures techniques ou organisationnelles appropriées étant adoptées

Les traitements de données effectués par le Groupe DHM sont licites lorsque au moins l'une des conditions suivantes est remplie :

• Le Client et/ou l'Utilisateur a donné son consentement explicite au traitement de ses Données Personnelles pour une ou plusieurs finalités spécifiques
• Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel le Client et/ou l'Utilisateur est partie, ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de l'Utilisateur
• Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le Groupe DHM est soumis
• Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux du Client et/ou de l'Utilisateur ou d'une autre personne physique
• Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le Groupe DHM ou par des tiers (sauf si prévalent les intérêts ou les droits et libertés fondamentaux du Client et/ou de l'Utilisateur qui exigent la protection des données personnelles)

Le Groupe DHM s'engage à garantir que le traitement des Données Personnelles du Client et/ou de l'Utilisateur n'est effectué que dans les conditions énumérées dans la présente Politique de Confidentialité et dans le respect des principes mentionnés ci-dessus.

Lorsque le traitement des Données Personnelles du Client et/ou de l'Utilisateur est effectué par le Groupe DHM sur la base du consentement, celui-ci a le droit de retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement n'affecte cependant pas la licéité du traitement effectué par le Groupe DHM sur la base du consentement préalablement donné par le Client et/ou l'Utilisateur.

La durée pendant laquelle les données sont stockées et conservées varie en fonction de la finalité pour laquelle l'information est traitée. En effet, il existe des exigences légales qui obligent à conserver les données pendant une période minimale. Ainsi, et chaque fois qu'il n'existe pas d'exigence légale spécifique, les données seront stockées et conservées uniquement pendant la période minimale nécessaire aux finalités qui ont motivé leur collecte ou leur traitement ultérieur, après quoi elles seront supprimées.

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C. COMMUNICATION DES DONNÉES

Entités sous-traitantes

Dans le cadre du traitement des Données de l'Utilisateur, Summer Colors [et/ou les Unités Hôtelières] a/ont recours ou peut/peuvent avoir recours à des entités tierces, sous-traitées par elle(s), pour, au nom de Summer Colors [et/ou des Unités Hôtelières], et conformément aux instructions données par celle(s)-ci, procéder au traitement des Données Personnelles du Client et/ou de l'Utilisateur, dans le strict respect de la loi et de la présente Politique de Confidentialité.

Ces entités sous-traitantes ne peuvent transmettre les Données Personnelles des Clients et/ou des Utilisateurs à d'autres entités sans que Summer Colors [et/ou les Unités Hôtelières] ait/aient donné, préalablement et par écrit, l'autorisation de le faire, et elles sont également interdites de contracter d'autres entités sans l'autorisation préalable de Summer Colors [et/ou des Unités Hôtelières].

Summer Colors [et les Unités Hôtelières] s'engage(nt) à ne sous-traiter que des entités qui offrent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, de manière à assurer la protection des droits de l'Utilisateur. Toutes les entités sous-traitées par Summer Colors [et/ou par les Unités Hôtelières] sont liées à cette(s) dernière(s) par un contrat écrit dans lequel sont régis, notamment, l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données personnelles, les catégories de personnes concernées et les droits et obligations des parties.

Autres entités du Groupe DHM

Les Données Personnelles collectées par les Unités Hôtelières et/ou par Summer Colors ne sont pas partagées avec des tiers sans le consentement du Client et/ou de l'Utilisateur, à l'exception de la situation mentionnée au paragraphe suivant. Cependant, si le Client et/ou l'Utilisateur contracte auprès des Unités Hôtelières et/ou de Summer Colors des services fournis par d'autres entités responsables du traitement des données personnelles, les Données Personnelles peuvent être consultées ou accessibles par ces entités, dans la mesure où cela est nécessaire à la prestation desdits services.

Summer Colors peut transférer ou communiquer les Données Personnelles dont elle est responsable du traitement à d'autres entités du Groupe DHM, en particulier à DISCOVERY FUND HOTEL MANAGEMENT I, S.A., dont le siège social est Rua Joaquim António de Aguiar nº 66, 6ème étage, 1070 153, Lisbonne, sous le numéro unique d'immatriculation et d'entité juridique 515312738, si ce transfert ou cette communication est nécessaire à des fins de réorganisation sociétaire, afin de garantir la continuité de la prestation des services fournis aux Clients/Utilisateurs. En cas de transfert de Données Personnelles dans ces circonstances, nous ferons des efforts raisonnables pour informer les Clients et/ou les Utilisateurs de ce transfert et veiller à ce que le destinataire n'utilise les Données Personnelles transférées que conformément à la présente Politique de Confidentialité.

Autres entités tierces

Le Groupe DHM peut également communiquer les Données Personnelles à des entités tierces en dehors de son groupe d'entreprises lorsque ces communications sont nécessaires ou appropriées (i) au regard de la loi applicable pour le respect des obligations légales/ordonnances judiciaires ; et (ii) pour répondre aux demandes des autorités publiques ou gouvernementales.

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D. DÉLAIS DE CONSERVATION

Le Groupe DHM conserve les Données Personnelles uniquement pendant le temps nécessaire pour atteindre les finalités décrites dans la présente Politique de Confidentialité en ce qui concerne l'exécution de la relation contractuelle avec les Utilisateurs et/ou les Clients, sauf disposition légale contraire qui exige une période de conservation plus longue (aux fins de respect des obligations fiscales ou comptables, les Données Personnelles sont conservées pendant une période de 10 ans).

En ce qui concerne les Données Personnelles collectées sur la base du consentement – pour l'envoi de communications marketing – elles seront traitées jusqu'au retrait du consentement. D'autre part, en ce qui concerne les données traitées pour la réalisation d'enquêtes d'opinion, elles seront traitées tant qu'elles seront nécessaires pour la réalisation desdites enquêtes ou jusqu'au retrait du consentement. En outre, en ce qui concerne l'enregistrement des appels à des fins de preuve de transactions commerciales, les données seront conservées pendant une période de 90 jours et, dans le contexte de la vidéosurveillance, pendant une période de 30 jours.

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E. MESURES TECHNIQUES, ORGANISATIONNELLES ET DE SÉCURITÉ MISES EN ŒUVRE

Pour garantir la sécurité des Données du Client et/ou de l'Utilisateur et la plus grande confidentialité, nous traitons les informations que vous nous avez fournies de manière absolument confidentielle, conformément à nos politiques et procédures internes de sécurité et de confidentialité, qui sont mises à jour périodiquement selon les besoins, ainsi que conformément aux termes et conditions légalement prévus.

En fonction de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement des données, ainsi que des risques résultant du traitement pour les droits et libertés du Client et/ou de l'Utilisateur, les Unités Hôtelières et Summer Colors s'engagent à appliquer, tant au moment de la définition des moyens de traitement qu'au moment du traitement lui-même, les mesures techniques et organisationnelles nécessaires et appropriées à la protection des Données Personnelles et au respect des exigences légales.

Elles s'engagent également à veiller à ce que, par défaut, seules les données nécessaires à chaque finalité spécifique du traitement soient traitées et que ces données ne soient pas rendues disponibles sans intervention humaine à un nombre indéterminé de personnes.

En termes de mesures de sécurité à caractère général, le Groupe DHM adopte les suivantes :

• Audits réguliers visant à évaluer l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles mises en œuvre
• Sensibilisation et formation du personnel impliqué dans les opérations de traitement des données
• Pseudonymisation et chiffrement des données personnelles
• Mécanismes capables d'assurer la confidentialité, la disponibilité et la résilience permanentes des systèmes d'information
• Mécanismes qui assurent la restauration en temps opportun des systèmes d'information et l'accès aux données personnelles en cas d'incident physique ou technique

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F. TRANSFERTS INTERNATIONAUX DE DONNÉES

Les Données Personnelles traitées par le Groupe DHM ne sont pas mises à disposition de tiers établis en dehors de l'Union Européenne. Si, à l'avenir, ce transfert se produit pour atteindre l'une des finalités décrites ci-dessus, le Groupe DHM s'engage à veiller à ce que le transfert respecte les dispositions légales applicables, notamment en ce qui concerne la détermination de l'adéquation de ce pays en matière de protection des données et les exigences applicables à ces transferts.

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G. PARTIE FINALE

G.1. Modifications de la Politique de Confidentialité

Le Groupe DHM se réserve le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité à tout moment. En cas de modification de la Politique de Confidentialité, la date de la dernière modification, disponible en haut de cette page, est également mise à jour. Si la modification est substantielle, un avis sera placé sur le Site Web et nous pourrons également notifier les Clients et Utilisateurs par écrit, via les coordonnées qui ont été fournies au Groupe DHM.

G.2. Loi applicable et juridiction compétente

Tout litige découlant de la validité, de l'interprétation ou de l'exécution de la Politique de Confidentialité, ou lié à la collecte, au traitement ou à la transmission des Données de l'Utilisateur, doit être soumis exclusivement à la juridiction des tribunaux judiciaires du district de Lisbonne, sans préjudice des normes légales impératives applicables.